Específicamente en Chile las empresas gastan 16 millones 414 mil pesos anuales para llenar un sistema de archivo de cuatro cajas.
La crisis medioambiental y la necesidad de las empresas por sumarse a la transformación digital han hecho que plataformas como DataScope tomen un papel relevante a nivel mundial. Se trata de una aplicación chilena que convierte formularios, órdenes de trabajo, inspecciones y certificados, en documentos móviles para ser contestados desde cualquier equipo celular o tablet.
Nicolás Serrano (28), Ingeniero Comercial UAI con Magíster en Finanzas; y Antonio Grass (27), Ingeniero Civil PUC con Magíster en Ciencias de la Computación, crearon DataScope hace dos años buscando una alternativa más eficiente para el proceso de recolectar información. "La idea nace para evitar el uso excesivo de papel. Se habla mucho de transformación digital en las empresas y de la llamada época de la información, pero se sigue utilizando papel en más del 80% de las empresas por lo que es necesario aplicar nuevas maneras documentar los reportes y otros registros de las empresas", comenta Grass.
Además, disminuyendo el papel, las compañías tendrían también beneficios económicos. Según estudios de la consultora de las tecnologías de la información Gartner, Inc. hasta el 3% de los ingresos de una compañía se gastan en papel, impresión, presentación y los costos para almacenar y mantener archivos. En Chile, las empresas gastan, en promedio, 16 millones 414 mil pesos anuales para llenar un sistema de archivo de cuatro cajas.
En sólo un año, DataScope ha aumentado su presencia internacional considerablemente, pasando de 23 países en abril de 2017 a los 120 países en los que opera hoy con más de 10.000 usuarios. Principalmente, su participación se concentra Chile, Brasil, México y Estados Unidos, pero también son relevantes países como Sudafrica, Australia, Jamaica y Portugal. Los rubros en los que opera son tan diversos como donde se utiliza papel Retail (auditoría del punto de venta), Agrícolas (trazabilidad de productos), Minería (Checklist de seguridad) e Inmobiliarias (Control de calidad de entrega de departamentos/casa).
En 2017, se habían impuesto alcanzar 10.000 usuarios en el corto plazo, lo cual cumplieron, pero ahora esperan duplicar dentro de este año. "Nuestro crecimiento refleja, en cierta forma, la tendencia que tienen las empresas de sumarse a la transformación digital. La compañías se están poniendo en línea con el nuevo escenario mundial en el que la velocidad, sustentabilidad y la seguridad de la información es clave", dice Serrano.
Beneficios:
Mejora la calidad del servicio: De cara al cliente, los formularios son verificados con ubicación GPS, firma del trabajador, fecha y hora, lo que potencia la diferenciación de la empresa y le otorga ventajas competitivas frente a la competencia.
Mitiga los riesgos asociados al uso del papel: A través de la plataforma para dispositivos móviles, completar el formulario en terreno y compartirlo en línea es parte del mismo proceso, y así, inconvenientes como la pérdida de un formulario físico, o la mala interpretación de los datos, prácticamente desaparecen.
Reduce los costos ambientales: anualmente 115 mil millones de hojas de papel son utilizadas en oficinas de todo el mundo. Según estudios internacionales, un solo oficinista usa 10.000 hojas de papel por año, y 45% del papel impreso en la oficina termina en contenedores de basura al final del día.
